Ursprünglich war es bereits schon länger vorgesehen, dass Ärzte bei einer Erkrankung, dem Patienten nur noch jeweils ein Exemplar der Krankschreibung ausgedruckt auf  dem Papier mitgeben.

Gelber Zettel

Ursprünglich war es bereits schon länger vorgesehen, dass Ärzte bei einer Erkrankung, dem Patienten nur noch jeweils ein Exemplar der Krankschreibung ausgedruckt auf  dem Papier mitgeben. Dieses Exemplar sollte nicht für Arbeitgeber*innen oder die Krankenkasse sein, sondern nur zum Nachweis für den erkrankten Patienten selbst. Doch daraus wird vorerst einmal nichts.

Ärzte starteten erst im Januar 2022

Bei einer Krankschreibung geben Ärzte erst seit Januar 2022 die Daten direkt an die jeweiligen Krankenkassen weiter. Zuvor gab es lediglich eine 3-monatige Pilotphase, bei der sich nicht alle Ärzte beteiligten. Aber auch jetzt läuft noch lange nicht alles optimal. Die Daten werden teilweise noch nicht komplett elektronisch übermittelt und müssen noch händisch bei den Kassen übernommen werden.

Die Unternehmen stehen vor großen Herausforderungen

Auf der Seite der Unternehmen sieht es nicht wirklich besser aus. Wäre bereits, wie ursprünglich geplant, im Juli die papierhafte Krankschreibung weggefallen, hätten Arbeitgeber vor der Herausforderung gestanden, manuell bei den Krankenkassen nachfragen zu müssen, ob Mitarbeitende wirklich krank sind oder nur vorgeben, krank zu sein. Durch den fehlenden Ausdruck des Arztes, ist eine alleinige Prüfung durch Arbeitgeber dann nicht mehr möglich.

77 Millionen Krankschreibungen pro Jahr

Der eigentliche Grund für die Digitalisierung liegt dabei auf der Hand. Nach Schätzung des Spitzenverbandes Bund der Krankenkassen, werden pro Jahr über 308 Millionen „Gelbe Zettel“ gedruckt! Eine unfassbare Menge an Papier, Druckertinte und nicht zuletzt an Arbeitszeit, die man durch digitale Prozesse reduzieren kann.

Mit im Boot sind die Zeiterfassungssysteme

An dieser Stelle sieht der Bund Zeiterfassungssysteme wie TimePunch, in der Pflicht, die Schnittstelle für Unternehmen abzubilden. Nutzt ein Betrieb bereits eine Zeiterfassungslösung, dann sind in dieser zumeist alle relevanten Daten der Mitarbeitenden gespeichert. Was liegt also näher, als ein solches System dazu zu verwenden, um Krankmeldungen von Arbeitnehmer*innen zu prüfen. Betriebe sollen so wieder in die Lage versetzt werden, Krankmeldungen von Mitarbeitenden selbstständig und einfach überprüfen zu können. Wie vorher, aber alles digital und damit zukunftsfähig!

Mitarbeiter*innen melden sich krank

Zukünftig soll der Ablauf dabei so sein, dass sich Mitarbeitende nach einer Krankschreibung bei Ihrem Betrieb melden und mitteilen, wie lange sie krankgeschrieben sind. Arbeitgeber erhalten dabei aber keine papierhafte Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung. Das Personalbüro muss dann, über das verwendete Zeiterfassungssystem, die Krankmeldung übernehmen und eine Überprüfung bei den Krankenkassen, mit Hilfe des Zeiterfassungssystems, beantragen. Die für den Mitarbeitenden zuständige Krankenkasse bestätigt die Krankmeldung digital. Anschließend erhält der Betrieb die Bestätigung der Krankmeldung, vollständig automatisiert, über das genutzte Zeiterfassungssystem angezeigt.

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Prozess stellt große Herausforderungen an Zeiterfassungssysteme

Aber anders als z.B. Abrechnungssysteme für Lohn -und Gehalt, übertragen Zeiterfassungssysteme aktuell noch keine Daten der Mitarbeiter*innen an Krankenkassen. Bisher waren solche Systeme nur Zulieferer, welche die Arbeitszeiten an die verwendeten Lohn -und Gehaltsabrechnungsprogramme wie DATEV und Lexware exportierten. Ab Januar 2023 sollen Zeiterfassungssysteme selbst, als Schnittstelle zwischen Unternehmen und Krankenkassen in Aktion treten. Auf Seiten der Zeiterfassungshersteller, wie der TimePunch KG, müssen daher diese Schnittstellen zuerst implementiert und getestet werden. Durch die Brisanz der Daten, werden von der GKV, sehr große Anforderungen an Sicherheit und Zuverlässigkeit der Systeme gestellt.

Zusammenarbeit mit dem Spitzenverband der Krankenkassen

Die TimePunch KG, arbeitet daher sehr eng mit der GKV zusammen, um die Qualität und Sicherheit der Schnittstelle zu gewährleisten. Dazu wird das Zeiterfassungssystem TimePunch in einem Qualifizierungsprozess, in Abstimmung mit der GKV, erweitert und anschließend einer Zertifizierung unterzogen. Nach Abschluss der Zertifizierung muss jedes Zeiterfassungssystem dann nochmals eine drei-monatigen Pilotphase durchlaufen. Erst nach dem erfolgreichen Abschluss dieser Pilotphase dürfen dann alle Kunden, die durch die Software bereitgestellte Schnittstelle zum Abruf der eAU (elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung) nutzen.

2023 soll die elektronische Krankschreibung flächendeckend verpflichtend werden

Bei der Sitzung am 18. Februar 2022 hat der Deutsche Bundestag in der 2./3. Lesung die Verlängerung der Pilotphase und damit den Start am 1. Januar 2023 beschlossen. Bis dahin gibt es noch viel zu tun. Durch den hohen Implementierungs- und Zertifizierungsaufwand ist es sehr wahrscheinlich, dass vor allem Billiganbieter von Zeiterfassungssystemen den Aufwand der Umsetzung scheuen.

Fazit

Arbeitgeber sollten sich daher schon frühzeitig nach einem Zeiterfassungssystem, wie TimePunch umsehen, das den Prozess der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung implementiert.

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