Die automatische Rechnungsprüfung zahlt sich aus

Compex Commerce optimiert die automatische Rechnungsprüfung – bis zu 87 % der Eingangsrechnungen werden bei Compex-Kunden bereits ohne Personaleinsatz und ohne manuellen Eingriff geprüft und verbucht. Und diese Quote kann durch die Umstellung weiterer Lieferanten auf EDI gesteigert werden.

Die automatische Rechnungsprüfung zahlt sich aus

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Die Rechnungsprüfung ist einer der aufwändigsten und fehleranfälligsten Abläufe im Unternehmen. Denn oftmals werden eingehende Rechnungen noch manuell verarbeitet und erst nach den erforderlichen Freigaben verbucht. Bei diesem Prozess kommt es häufig zu einem hohen Abstimmungsaufwand, verlorenen Dokumenten, fehlerhaften Buchungseingaben und letztlich Verzögerungen durch zeitraubendes Weiterleiten von Papier zwischen den verschiedenen Abteilungen.

Diese Probleme verhindern beispielsweise das Einhalten von Zahlungszielen, was zu unnötigen Mehrkosten wegen nicht genutzter Skonti und zu schlechteren Ratings bei der Bank führt.

Abhilfe schafft hier die Digitalisierung der gesamten Prozesskette. Dies sorgt für mehr Effizienz und Zuverlässigkeit bei der Rechnungsprüfung.

Die gleichbleibende Qualität der Rechnungsprüfung ist dann unabhängig von Arbeitslast und Personal.
Der Prozess der automatisierten Rechnungsprüfung ist idealerweise sehr einfach.

– Digitalisierung der Eingangsrechnung
– Vergleich der Positionen der digitalisierten Eingangsrechnung mit dem Wareneingangsbeleg oder der Bestellung
– Sofortige Freigabe zur Kontierung und Buchung der Rechnung in der Finanzbuchhaltung

Treten nicht tolerierbare Differenzen auf, werden die zuständigen Mitarbeiter über die Wiedervorlage am Bildschirm auf Preis- oder Mengenabweichungen hingewiesen und können im Dialog über das weitere Vorgehen entscheiden.

Ein Informationscockpit hält alle notwendigen Unterlagen wie Originalbelege, Preislisten und Verträge mit den Lieferanten strukturiert vor. Dies unterbindet mühsames Suchen und Weiterreichen von Papierbelegen zwischen den Abteilungen.

Entscheidungen werden dokumentiert, können gemäß dem 4-Augen-Prinzip freigegeben werden und lösen Folgeprozesse aus, wie z. B. das Generieren einer Belastungsanzeige an den Lieferanten.

Die Rechnungsprüfung der Warenwirtschaftslösung Compex Commerce bietet wesentliche Vorteile:

– Standardisiertes Produkt mit geringen Implementierungszeiten
– Minimierte Prozesskosten und Effizienzsteigerung
– Verkürzte Bearbeitungszeiten
– Zusätzliche Skontovorteile aufgrund verringerter Durchlaufzeiten
– Schneller Return on Investment
– Schutz vor Dokumentenverlust und langfristiger Ablage
– Mobiler Zugriff auf Genehmigungsvorgänge und Belege

Compex Commerce bildet alle Prozesse des zentralgesteuerten Groß- und Einzelhandels sowie E-Commerce verschiedenster Branchen ab und wird u. a. auch bei Kaiser’s Tengelmann, Penny, Krapp Eisen, Schüt-Duis Fenstertechnik und vielen weiteren Handelsunternehmen erfolgreich eingesetzt.

Über Compex Systemhaus GmbH

Das 1990 gegründete Heidelberger Unternehmen Compex Systemhaus GmbH hat sich mit einer Standard Software für den Groß- und Einzelhandel erfolgreich am Markt etabliert. Unter der Leitung des Firmengründers und geschäftsführenden Gesellschafters Christophe Loetz konnte das Unternehmen in den vergangenen Jahren seine Position in Deutschland und verschiedenen europäischen Ländern weiter ausbauen. Es pflegt strategische Partnerschaften mit IBM, Hewlett-Packard und Oracle. Die Compex Teams setzen sich zusammen aus hochqualifizierten Experten mit mehrjähriger praktischer Erfahrung: Handels-, Logistik- und Projektspezialisten sowie Softwareentwickler. Diesen Erfolgskurs verdankt Compex seiner innovativen Software. Eigens entwickelte prozessorientierte Werkzeuge modellieren die Geschäftsprozesse zur Steuerung aller Warenwirtschafts-, Logistikabläufe und des Rechnungswesens mit Ausprägungen im Standard Referenzmodell für den Groß- und Einzelhandel sowie e-Commerce zum Beispiel für folgende Branchen: Lebensmittelhandel (Food/Non-Food), Elektro- und Unterhaltungselektronik, Discount, Baumärkte, Drogeriemärkte, technischer Handel, Sanitär, Baustoff und Baubeschlag.

Weitere Informationen finden Sie unter: www.compex-commerce.com

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