Budget einsparen durch Outsourcing der Buchhaltung

Die richtige Buchhaltung spart Zeit und Geld. Wer sich die Kenntnisse selbst antrainiert oder eine eigene Buchhaltungsabteilung beschäftigt, vergibt wichtige Ressourcen.

Buchhaltung

Startups und junge Gründer halten sich häufig für Allrounder, denen der harte Businessalltag nichts anhaben kann. “Marketing, Kundenbetreuung und Buchhaltung? Können wir selber!” lautet der Leitspruch der motivierten, aber falsch rechnenden Jungunternehmer. Was vermeintlich das Budget schont, ist einen Sackgasse für personelle und zeitliche Ressourcen. Externe Dienstleister übernehmen den Job günstig und zuverlässig. Sie wissen, wo die Anfängerfehler lauern und können auf Wunsch die Buchhaltung von Anfang an digitalisieren.

Personelle Ressourcen besser einsetzen

Unternehmen verfügen über eine begrenzte Menge Ressourcen. Ihre wichtigsten Ressourcen sind Zeit, fachlich geschulte Mitarbeiter und starke Führungskräfte. Richtig eingesetzt lassen sich auf diesen drei Säulen fast alle Ziele aufbauen. Der Start in den neuen Markt oder ein neues Segment ist zeitintensiv. Darum lohnt es sich, Abteilungen aufzubauen, die verschiedene Funktionen übernehmen und in Projektbereichen an einem konkreten Ziel arbeiten. Natürlich lassen sich dabei auch Kundenkommunikation, Werbemaßnahmen und Buchhaltung einplanen. In diesen Bereichen genügt jedoch einfaches Grundwissen nicht, um effizient zu arbeiten.

Die Lösung für viele Unternehmen ist es, eigene Marketingexperten und Buchhalter einzustellen. Sie sollen Erfahrung einbringen und das Unternehmen unterstützen. Intern benötigen diese Mitarbeiter einen eigenen Arbeitsplatz und Zuarbeit der übrigen Angestellten. Mit dem Gehalt allein ist es nicht getan. Auch die Sicherheitsbestimmungen für eine interne Buchhaltung sind hoch. Wird die Gesetzeslage der geltenden DSGVO bei der Arbeit mit Kunden- und Unternehmensdaten eingehalten?
Externe Dienstleister verfügen über eigene Büros. Wer ein Outsourcing der Buchhaltung plant, stellt schnell fest, dass Experten außerhalb nicht nur günstiger, sondern auch schneller arbeiten. Sie sind in ihrem Fachgebiet zuhause und kennen die Buchhaltung mit allen Fallstricken genau.

Core Business statt allumfassender Aufgabengebiete

Ist es denn überhaupt die Aufgabe des Unternehmens, eine eigene Buchhaltungsabteilung zu führen? Klassische Modelle der großen Anbieter und Produzenten sagen häufig Ja. Sie verfügen jedoch über deutlich verschiedene Arbeitsbedingungen als junge Startups und der Mittelstand. Wer viele Filialen bundesweit und mehrere Unternehmensgebäude betreibt, findet darin räumlich und im Budget ausreichend Platz. Die Verwaltung vieler tausend Transaktionen am Tag ist schneller abgewickelt, wenn sie intern erfasst wird. Doch wie sieht das im kleineren Unternehmen aus? 

Kleine und mittelständische Unternehmen arbeiten mit wenigen Mitarbeitern und haushalten anders mit dem Budget. Für sie ist beispielsweise gutes Marketing wichtig, um bekannt zu werden und einen Kundenstamm zu generieren. Bis zu 15% der Ausgaben, sollten allein für den Werbeposten eingeplant werden. Die besten Mitarbeiter werden in der Produktentwicklung und Vermarktung benötigt. Jeder Angestellte füllt eine volle Stelle in seinem Bereich aus. Es bleiben weder Zeit noch Geld übrig, um Weiterbildungen zu besuchen oder sich in Buchhaltungssoftware einzuarbeiten. Das Core Business steht im Mittelpunkt. Jede Ablenkung von den ersten großen Etappenzielen im Bekanntmachen und Verkaufen von Marke und Produkten sollte vermieden werden.

Outsourcing der Buchhaltung organisieren

Bestehende und neue Unternehmen haben heute die Wahl, wie weit sie ihre Buchhaltung outsourcen möchten. Das gesamte Outsourcing der Buchhaltung funktioniert am besten, wenn der passende Buchhalter über einen Vermittler gefunden wird. Die Unternehmen geben hier zuerst an, welche Aufgaben sie abtreten möchten und erhalten dann personelle und finanzielle Vorschläge. Ein Vergleich zwischen den vorgeschlagenen Buchhaltern lohnt sich. Je näher am Unternehmen der Dienstleister sitzt, desto einfacher werden persönliche Absprachen. 

Beim Outsourcen der Buchhaltung ist es außerdem essentiell, zu prüfen, wie der externe Dienstleister die Daten verwaltet. Unternehmen müssen guten Gewissens alle relevanten Belege zur Verfügung stellen können, ohne sich um Einhaltung von Datenschutz und Vertraulichkeit zu sorgen. Diese Verantwortung ist beiderseits zu gleichen Teilen aufgeteilt. Der Kunde muss sich darauf verlassen können, dass das Unternehmen die Seriosität des Anbieters korrekt einstuft. Dessen Buchhaltung ist dann für die Einhaltung der Regelungen zuständig.

Fazit: Buchhaltung outsourcen mit Bedacht

Outsourcing lohnt sich in jedem Bereich, in dem Unternehmen nicht führend sind oder Kompetenz einkaufen müssten. Das Outsourcing verhindert Fehler und minimiert das Risiko von Gesetzesverstößen durch Unwissenheit. Anbieter selbst müssen dafür jedoch geprüft und erfahren sein und transparent im Bereich der Buchhaltung zusammenarbeiten.

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