In jedem Unternehmen, vom kleinen Handwerksbetrieb bis zum großen Online-Händler, nehmen Buchhaltung und Papierkram die meiste Zeit in Anspruch.
In jedem Unternehmen, vom kleinen Handwerksbetrieb bis zum großen Online-Händler, nehmen Buchhaltung und Papierkram die meiste Zeit in Anspruch. Hieran führt kein Weg vorbei, denn die Auflistung ist die Grundlage für zu entrichtende Steuern und den Jahresabschluss. In Zeiten des Fachkräftemangels und angesichts einer angespannten wirtschaftlichen Situation wird eine automatisierte Debitorenbuchhaltung zum Joker in der Unternehmensverwaltung. Es folgt ein Überblick über deren Herausforderungen, Möglichkeiten und Vorteile.
Die aktuellen Herausforderungen in der Buchhaltung
Aus einer Studie des Instituts der deutschen Wirtschaft (IW) geht hervor, dass in Deutschland rund 540.000 Stellen von Fachkräften regelmäßig nicht besetzt sind. Besonders der Zulauf in nicht-akademischen Bereichen blieb in den vergangenen Jahren aus. Buchhalter*innen sind gefragt und viele Stellen bleiben monatelang unbesetzt. Die Folgen sind überlastete Mitarbeitende und liegengebliebene Unterlagen zu den Stoßzeiten. Die Überlastung des Personals hat nicht nur gesundheitliche Folgen: Verpasste Deadlines, unbearbeitete Rechnungen oder nicht abgegebene Voranmeldungen führen schnell zu rechtlichen Konsequenzen und Strafzahlungen.
Bürokratie meistern durch Automatisierung
Die Debitorenbuchhaltung ist ein essenzieller Bestandteil jedes Unternehmens. Sie gibt Aufschluss über die aktuellen Umsätze, fasst offene Forderungen zusammen und verwaltet eingehende Zahlungen im Betrieb. Auf der anderen Seite macht sie aber vor allem eines: Sie verursacht einen immensen personellen Aufwand. Gerade Unternehmen mit vielen Einzelbuchungen, etwa im E-Commerce, macht diese Bürokratie zu schaffen. Eine ganzheitliche, digitale Debitorenbuchhaltung schafft Abhilfe. Folgende Aufgaben können dank Robotic Process Automation (RPA) automatisch bearbeitet werden:
- Buchungen (z. B. eingehende Zahlungen)
- Kategorisierung von Einnahmen
- Automatisierter Versand von Angeboten, Mahnungen und Rechnungen
- Steuerliche Aspekte wie die Abführung der Umsatzsteuer
Durch konstante Optimierungen lernt eine automatisierte Debitorenbuchhaltung immer weiter dazu. Transaktionen werden automatisch zugeordnet und kategorisiert, und steuerliche Bescheide werden direkt mit einem Klick aus der Buchhaltung an das Finanzamt übermittelt.
Entlastung von Mitarbeitenden und Senkung der Betriebskosten
Aktuelle Einschätzungen legen nahe, dass jede zehnte Stelle im Bereich Finance & Controlling unbesetzt bleibt. Der größte Vorteil einer digitalisierten Buchhaltung ist die Entlastung der Mitarbeitenden in der Verwaltung. Die Hauptaufgabe der Buchhalter*innen ist es heutzutage, automatisierte Buchungen zu kontrollieren und an den Grenzen der Technik anzuknüpfen.
Nicht zu unterschätzen ist auch der finanzielle Aspekt. Das durchschnittliche Gehalt für Buchhalter*innen liegt in Deutschland bei 32.900 Euro brutto im Jahr (Stand April 2024). Geschätzt liegen die Kosten für den Arbeitgeber bei 40.165 Euro jährlich. Mitarbeitende in diesem Bereich sind also nicht nur schwer zu finden, sondern auch mit einem deutlichen finanziellen Aufwand für Betriebe verbunden. Durch eine Digitalisierung der gesamten Buchhaltung können zwischen 40 und 60 Prozent der Kosten für die Buchhaltung im Unternehmen eingespart werden, wobei Personalkosten den Hauptteil ausmachen.
Was steht der digitalen Buchhaltung im Wege?
Um eine automatisierte Debitorenbuchhaltung zu etablieren, müssen die Mitarbeitenden zwangsläufig geschult werden. Das kostet Unternehmen viel Zeit, welche durch den Personalmangel nicht vorhanden ist. Zudem entstehen Kosten, was kleine und mittelständische Unternehmen (KMUs) oft davor abschreckt, schnell umzusteigen.
Noch kann nicht jeder Prozess automatisiert werden. Qualifizierte und erfahrene Mitarbeitende in der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung sind unverzichtbar. Gerade bei handschriftlichen Belegen, steuerlichen Sonderfällen und neuen Geschäftsvorfällen kommt die Software an ihre Grenzen.
Die passende Software zur Digitalisierung Ihrer Buchhaltung
Nicht jede Software passt perfekt mit jedem Unternehmen zusammen. Beispielsweise hat ein kleiner Handwerksbetrieb weit weniger Rechnungen zu verbuchen als ein großer Online-Händler im B2C-Geschäft. Bei der Auswahl eines Programms sollten Unternehmen sich daher folgende Fragen stellen:
- Wie viele Buchungen finden statt?
- Was soll die Software leisten?
- Soll die gesamte Buchhaltung darüber erledigt werden, oder nur Teilbereiche?
Eine ganzheitliche, digitale Buchhaltungslösung eignet sich für kleine Betriebe bis hin zu großen Händlern, da die Funktionen angepasst und erweitert werden können. Unternehmer*innen sollten vor der Umstellung Rücksprache mit der Steuerberatung halten, ob die Abwicklung der Buchhaltung über die gewünschte Software möglich ist. Besonders wichtig: Damit bei Bilanzierung oder Jahresabschluss keine Schwierigkeiten auftreten, muss die Software den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung (GoBD) entsprechen. Andernfalls kann es zu Schwierigkeiten mit dem zuständigen Finanzamt kommen. Eine Schnittstelle zu ELSTER ist empfehlenswert, um Aufwand und Zeit zu sparen.
Fazit: Lohnt sich die digitale Buchhaltung?
Dicke Papierordner und endlos lange Excellisten kommen in der Buchführung schnell an ihre Grenzen und verbrauchen die wertvolle Zeit der Mitarbeitenden. Die Sortierung und Zuordnung einzelner Umsätze von Kunden sind unbeliebte Aufgaben, die im digitalen Zeitalter nicht mehr manuell notwendig sind. Der Umstieg auf eine digitale, umfassende Kredit- und Debitorenbuchhaltung entlastet Mitarbeitende, senkt die Betriebskosten und sorgt für eine bessere Übersicht aller Einnahmen und Ausgaben im Unternehmen. Der Umstieg ist mit personellem und finanziellem Aufwand verbunden, lohnt sich jedoch für Unternehmen aller Branchen und Größen.