Auch im digitalen Zeitalter verwenden viele Unternehmen bewusst eine Kasse ohne technische Unterstützung, eine sogenannte offene Ladenkasse.
(akz-o) – Kioske, Boutiquen, kleinere Einzelhandelsgeschäfte: Auch im digitalen Zeitalter verwenden viele Unternehmen bewusst eine Kasse ohne technische Unterstützung, eine sogenannte offene Ladenkasse. Eine Pflicht zur Verwendung von elektronischen Systemen gibt es nicht. Der Vorteil der offenen Ladenkasse: deutlich weniger Anschaffungs- und Unterhaltungskosten.
Denn für elektronische Registrierkassen gibt es Vorgaben, die durchaus ins Geld gehen können: Sie müssen über eine zertifizierte Sicherheitseinrichtung verfügen und fälschungssicher sein. Es wird nicht nur die Hardware wie etwa die Kasse als solche, sondern ebenso passende Software benötigt. Seit 2020 ist beim elektronischen Kassensystem zudem die Belegausgabe verpflichtend. Das heißt: Bei jedem Kaufvorgang muss ein Bon ausgedruckt werden, auch wenn der Kunde diesen gar nicht haben möchte. Somit ist die offene Ladenkasse günstiger und hat außerdem einen positiven Effekt für die Umwelt.
Kassenbericht leicht gemacht
Um gewisse Aufzeichnungspflichten und Vorgaben der Finanzverwaltung kommen Betriebe nicht herum, ganz gleich, für welches Kassensystem sie sich entscheiden. Bei einer offenen Ladenkasse muss täglich ein Kassenbericht erstellt werden, mit dem die Summe der Tageseinnahmen ermittelt wird. So geht’s: Den Kassenbestand am Ende jedes Tages durch Zählung ermitteln, hiervon den Kassenbestand des Vortages sowie Bareinlagen abziehen, dann die Ausgaben sowie Barentnahmen addieren – das Ergebnis sind die Tageseinnahmen. Ein Zählprotokoll ist nicht verpflichtend, vermindert aber das Fehlerpotenzial und ist deshalb empfehlenswert.
Der tägliche Kassenbericht ist Grundlage für das Führen eines Kassenbuchs, das über einen längeren Zeitraum die Einnahmen und Ausgaben übersichtlich und eindeutig dokumentiert. Loseblattsammlungen oder digital erstellte Tabellen (z. B. Excel) sind nicht gültig, da das Finanzamt nachträglich vorgenommene Änderungen nicht klar nachvollziehen kann. Wer nicht auf vom Finanzamt anerkannte, aber teure und komplizierte Software-Lösungen zurückgreifen möchte, führt ein Kassenbuch in gebundener Form. Gute Formularbücher, zum Beispiel vom Experten Avery Zweckform, haben bereits vorgegebene Felder und bieten eine Ausfüllhilfe, um keinen der geforderten Einträge zu vergessen und Fehler zu vermeiden. Mit diesen rechtlich geprüften Kassenbüchern, -berichten und Zählprotokollen sind Verwender auf der sicheren Seite.
Foto: Avery Zweckform/akz-o