IT-Planung für Start-ups: TCO und Tipps

Die Bezeichnung Total Cost of Ownership wird mit dem Kürzel TCO abgekürzt. Unter TCO versteht man den wirklichen und realen Gesamtkostenblock einer Anschaffung. Insbesondere Existenzgründer müssen für die Eröffnung ihres Start-up Unternehmens zu Beginn ihrer Tätigkeit eine Reihe von Investitionen vornehmen. Oftmals insbesondere für den Kauf einer EDV-Anlage oder einer speziellen Software ist es nicht ausreichend, nur die reinen Anschaffungskosten bezüglich der Investition zu beachten, sondern vielmehr ist es für die Einschätzung des tatsächlichen Kostenblocks für die Investition wichtig, auch die relevanten Nebenkosten mitzubestimmen.

Die Gesamtkosten einer Anschaffung

Bei reinen Privatkäufen, sind gewisse Folgekosten, die mit dem Kauf eines Gutes einhergehen eher sekundär. Entweder die Kosten sind hierbei übersichtlich oder der Käufer ist an ihnen schlicht nicht interessiert.
Bei unternehmerischen Investitionen ändert sich die entsprechende Situation jedoch ganzheitlich, denn es ist wirklich hoch relevant, wie sich der Gesamtkostenblock auch zukünftig zusammensetzen wird.
Kostenaspekte, die beurteilt werden müssen:

  • Vorauswahl
  • Anschaffung
  • Nutzung
  • Pflege
  • Wiederherstellung etc.

Überlegungen, die Sie bezüglich der TCO anstellen sollten, um das Kostenspektrum ganzheitlich abzuschätzen:

Tipp 1: Verschaffen Sie sich Kenntnisse über die Nutzer

Verschaffen Sie sich in Ihrer Planungsphase, einen Überblick über Ihre Mitarbeiter. Wie sind die einzelnen Arbeitsgeschwindigkeiten, Die Fehlerquote oder auch die Lerngeschwindigkeiten Ihrer Mitarbeiter. Wenn Sie sich mit Mitarbeitern umgeben, die besonders schnell lernen und eine gute Auffassungsgabe besitzen, so werden im Anschluss einer neuen Organisation der IT Infrastruktur weniger Kosten für IT Schulungen anfallen, als bei Mitarbeitern, die sich schlecht auf Neuerungen einstellen können.
Tipp 2: Achten Sie auf den Nutzungsgrad der Kunden

Das bedeutet, in der täglichen Praxis eines Unternehmens, sollten ggf. auch Dokumente zwischen dem Kunden und dem eigenen Unternehmen ausgetauscht werden können. Überlegen Sie sich, ob das von Ihnen genutzte Programm hierzu kompatibel mit den Programmen Ihrer Kunden ist.

Wenn dieser Bereich aufgrund schwieriger Schnittstellenproblematiken der Systeme eher schwierig organisierbar ist, so sollte in Erwägung gezogen werden, auf austauschbare Formate in der Zusammenarbeit überzugehen. Das bedeutet, dass Sie beispielsweise die Nutzung von PDF Formaten in Betracht ziehen sollten.

Tipp 3: Die Installationskosten

Bei der Nutzung spezieller Fachsoftwaresysteme ist es häufig so, dass gewisse Lizenzen zu erwerben sind. Bitte beachten Sie bereits im Vorfeld auch diesen Kostenblockbestandteil. Denn sollten Sie erst einmal eine Spezialsoftware eingekauft haben und ihre Prozesse auf diese Software ausgelegt haben, so kann es im Nachhinein schwierig werden, den gesamten Prozess wieder umzustellen, um ein neues System zu integrieren.

Tipp 4: Die Wartungskosten

Bei der Betrachtung des Kostenblocks ist es auch wichtig mögliche Wartungskosten, die für Softwaresysteme möglicherweise anfallen können, zu beachten. Denn bei diversen Softwaresystemen fallen sogar monatliche Pauschalen oder ähnliches an. Sorgen Sie für transparente Kostenstrukturen hierbei bereits von Anfang an.

Tipp 5: Mögliche Aktualisierungskosten

Wägen Sie in diesem Kontext für sich ab, ab wann es sich bei Ihnen finanziell lohnt, möglicherweise besser etwas komplett neues anzuschaffen, wie einen neuen PC, oder ob es für Sie aktuell noch Sinn macht, ggf. teure Aktualisierungen vorzunehmen.

Tipp 6: Beachten Sie mögliche Schulungskosten

Beachten Sie, die Komplexität und Aufbau der Systeme, die Sie in Ihre IT Infrastruktur implementieren, denn je häufiger Schulungen anfallen umso teurer werden die Folgekosten für Ihr Unternehmen sein.

Tipp 7: Beachten Sie weitere Kostenoptionen

Sollte es für Ihre Investition Kostenblöcke geben, die schwer kalkulierbar sind, so sollten Sie mit Durchschnittskosten hierbei kalkulieren.
TCO Bei Hard- und Softwarekomponenten

Den Einsatz der TCO Analyse sehen Experten in der IT Planung durchaus differenziert. Insbesondere bei Start-up Unternehmen ist der Einsatz einer solchen Rechnung jedoch durchaus als sinnvoll zu erachten, denn es hilft eine objektive Grundlage für einen Entscheidungskatalog zu erstellen, um entsprechend sachlogische Kaufentscheidungen zu treffen. Bei der Anschaffung der Hardware lohnt es sich, zum Beispiel auf sogenannte Refurbished-IT zurückzugreifen. Moderne Geräte lassen sich so kostengünstiger erhalten. Der Gründer sieht sich im Regelfall einer großen und komplexen Masse an IT Hardware und Softwareangeboten ausgesetzt. Ausschließlich anhand des Anschaffungspreises hierbei eine Kaufentscheidung zu fällen, ist jedoch so ohne weiteres nicht möglich. Gründer müssen hierbei differenzierter abwägen und die möglichen Nebenkosten beachten, um das Kostenspektrum auch adäquat einschätzen zu können. Zu empfehlen sind insbesondere bei der IT Planung die Beachtung unserer aufgestellten Tipps, um sich hierbei nicht vom eigentlichen Entscheidungskern wegzubewegen und ggf. von unwichtigen Randerscheinungen oder noch schlimmer einem bloßen, nicht mit Zahlen quantifizierbaren Parameter ablenken zu lassen. Denn eine kostentechnische Fehlentscheidung bereits am Anfang des Geschäftsbetriebs kann hierbei für große Fehlentscheidungen verantwortlich sein, die den Gründer über viele Jahre im Geschäftsbetrieb dann immer wieder tangieren.

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